Specyfika nadużyć w zakupach

Specyfika nadużyć w obszarze zakupów powoduje to, że są one najbardziej rozpowszechnionym i przynoszącym największe straty rodzajem nadużyć. Straty firm, ale także i państwa są ogromne. Mimo tego na polskim rynku praktycznie nie ma żadnych publikacji w tym temacie.  Menadżerowie nie wiedzą jaka jest skala zagrożenia, jakie są typy nadużyć, jakie wskazówki nadużyć i wreszcie jak im przeciwdziałać. Niniejszym artykułem rozpoczynamy cykl publikacji, który, mamy taką nadzieję, pomoże nieco w poszerzeniu zakresu świadomości menadżerów tym w temacie.

Pierwszą podstawową cechą nadużyć w zakupach jest prostota i łatwość ich popełniania. Nie ma tu jakiś skomplikowanych transakcji finansowych, po prostu osoba decyzyjna wybiera danego dostawcę, a w zamian dostaje „prowizję”. Wewnętrzne procedury dotyczące zakupów (o ile w ogóle są) w większości przypadków są źle zaprojektowane i nie chronią przed nadużyciami. Ale nawet najlepsze procedury to ledwie niewielka trudność, jeżeli nie ma ścisłego systemu kontroli, a z tym w polskich firmach i instytucjach publicznych, o czym później się przekonamy jest bardzo słabo.

Druga ich cecha charakterystyczna, to trudność w ich wykrywaniu. Nadużycia te nie zostawiają oczywistych śladów w systemie księgowym. Ot, mamy fakturę opiewającą na jakąś kwotę, towar lub usługa zostały dostarczone, a faktura prawidłowo zaksięgowana. Każdy audytor czy kontroler wewnętrzny stwierdzi, że wszystko jest porządku. Ktoś powie: „ale przecież można dokonać porównania cen i na tej podstawie ustalić, że firma znacząco przepłaca, co musi budzić podejrzenia”. Niestety nie jest to takie proste.

Na cenę danego dobra lub usługi ma wpływ bardzo wiele czynników, które często są trudne do oszacowania, są to na przykład: ilość kupowanego dobra, sposób dystrybucji, renoma czy marka, konkurencyjność rynku, odległość od siedziby dostawcy i inne.

Jedną z podstawowych zasad istniejących w handlu jest to, że im więcej kupujesz tym większy dostajesz rabat od ceny detalicznej. Wynika to oczywiście stąd, że marża przy sprzedaży niewielkiej liczby produktów musi być na tyle wysoka, aby pokryć koszty stałe firmy i zapewnić zysk. Sprzedaż detaliczna generuje wysokie koszty na jednostkę sprzedanego produktu (wynagrodzenie sprzedawców, wynajęcie powierzchni sklepowych etc), a sprzedaż hurtowa znacznie mniejsze. Wobec tego, cena hurtowa tego samego produktu jest znacznie niższa od detalicznej. Sprzedawca detaliczny jest zatem skłonny znacząco zejść z marży, jeżeli klient będzie chciał kupić dużą ilość danego dobra. Problem jednak w tym, że żaden sprzedawca nie ujawnia swoich cenników rabatowych.

Przy niskiej konkurencyjności rynku, dostawcy mają skłonność do dogadywania się i wspólnego ustalania cen, co po pierwsze, powoduje ich zawyżenie, a po drugie, uniemożliwia jakiekolwiek porównania (problem karteli szerzej poruszony będzie w oddzielnym artykule). Kwestia odległości ma głównie znaczenie przy transporcie ciężkich lub wielkogabarytowych dóbr.

Kolejną sprawą jest wpływ podaży i popytu na cenę. Z ekonomi wiemy, że cena jest wypadkową dwóch powyższych czynników. Duży popyt, mała podaż – wysoka cena, i odwrotnie. Zatem cena tego samego dobra może różnić się w zależności od jego dostępności lub od zapotrzebowania na nie. Przykładowo – co często zdarza się w naszym kraju – jakaś instytucja publiczna źle przygotowała plan zakupów na dany okres i nie przewidziała w nim potrzeby nabycia jakiegoś produktu. Nagle okazuje się, że ten produkt jest na gwałt potrzebny. Problem w tym, że jego produkcja jest droga, skomplikowana i wymaga czasu. Produkty takie robi się pod konkretne zamówienia, wiec nie ma ich na magazynie. W tym momencie brak natychmiastowej dostępności powoduje wzrost ceny. Ogólnie rzecz biorąc, zazwyczaj każde zamówienie, które ma być zrealizowane w niestandardowym czasie,  zazwyczaj podnosi jego cenę.

Wreszcie  występuje kwestia tzw. koniunktury. Występują okresy wzmożonego zapotrzebowania na dany produkt, co przekłada się na wzrost cen (na przykład rynek producentów materiałów budowlanych w okresie hossy na rynku mieszkaniowym w 2007 r.). W skutek tego często trudno jest porównywać ceny tego samego produktu na przestrzeni czasu.

Warto również wspomnieć, iż niektóre dobra lub usługi mają w pewnym zakresie unikalny charakter, co utrudnia dokonywanie porównań. Przykładem mogą być tutaj nieruchomości, a konkretnie działki. Dwie takiej samej wielkości działki, leżące w odległości 500 metrów od siebie, mogą mięć znacząco inna cenę, ponieważ jedna z nich leży na przykład bezpośrednio przy dużej drodze, więc można na niej zbudować stację benzynową, co znacząco podnosi jej wartość. Jest bardzo dużo różnych aspektów, które mogą mieć wpływ na wartość działki, których wpływu nie da się jednak w sposób łatwy oszacować. Stąd powstaje bardzo duże pole do manipulacji (o problemie wycen szerzej będziemy mówić w oddzielnym artykule)

Podsumowując, metoda wykrywania nadużyć w zakupach poprzez porównywanie cen, chociaż koncepcyjnie bardzo prosta, w praktyce okazuje się niezwykle skomplikowana. Należy mieć ogromna wiedzę na temat ekonomii i procesów gospodarczych, żeby nie popełnić błędu w tej materii. Oprócz porównywania cen powinno się również stosować inne metody oceny czy dana cena jest godziwa np. analiza ceny w porównaniu do rentowności firmy.

Kolejna cecha nadużyć w zakupach jest związana z poprzednią. Nadużycia te trudno jest wykryć, ale  znacznie trudniej jest udowodnić przez sądem. Tam liczy się tak naprawdę udowodnienie, że osoba decyzyjna wzięła łapówkę. Problem w tym, że o tym fakcie zazwyczaj wie niewielka liczba, dobrze znających się osób, która z tego przestępstwa czerpie duże korzyści, i która potrafi skutecznie się zabezpieczyć przed możliwością wpadki (tacy ludzie nie rozmawiają przez telefon i nie przekazują sobie pieniędzy w postaci przelewów).

Wreszcie ostatnią cechą nadużyć w zakupach, która częściowo wynika z dwóch poprzednich jest ich masowość. Mogą one występować we wszystkich firmach, instytucjach państwowych na różnych szczeblach zarządzania od prezesa, poprzez szefa działu zakupów, aż do osoby, która zajmuje się na przykład zakupami materiałów biurowych. Masowość, jak już wspomnieliśmy, wynika również z łatwości popełniania tych nadużyć oraz z przeświadczenia o bezkarności, na które ma wpływ trudność w ich wykrywaniu i udowadnianiu (i praktycznie całkowita bezsilność organów ścigania w  karaniu łapówkarzy).

Niektórzy uważają, że nadużycia w zakupach de facto nie przynoszą dużych strat firmie. Ot, kierownik działu zakupów może i wziął sobie jakąś małą prowizję za wybór dostawcy, ale dostawy są realizowane jak należy; i jakoś brak świadomości, że jak to się powszechnie mówi „nie ma darmowych lunchów”. Jeżeli firma poniosła jakieś koszty związane z wyborem, to przecież gdzieś sobie te koszty musi odbić, nie będzie dokładać do biznesu. Oczywiste jest, że koszty te zrekompensuje sobie z nawiązką poprzez zawyżanie cen, dostarczanie niepotrzebnych towarów etc., co, jeszcze raz powtórzmy, jest niezwykle trudne do udowodnienia. Raz skorumpowany pracownik jest w garści dostawcy, będzie robił dokładnie to, co mu każą, będzie działał nie z korzyścią dla firmy, ale z korzyścią dla dostawcy.  Straty powodowane przez takich pracowników są wyjątkowo dolegliwe, zwłaszcza w firmach, działających na małej kilkuprocentowej marży, gdzie koszty zakupów towarów, materiałów oraz usług stanowią znaczącą cześć wszystkich kosztów. Zawyżenie cen dostaw o 5 % powoduje tam gigantyczne straty i może wręcz doprowadzić do „zjedzenia” większości zysku.

Pierwszym artykułem, z cyklu publikacji dotyczących nadużyć w zakupach, będzie materiał poświęcony najpowszechniejszemu przestępczemu procederowi – nielegalnym prowizjom, mówiąc bardziej kolokwialnie łapówkom. Tematowi temu poświęcimy dwa artykuły – będziecie Państwo mogli znaleźć w nich szereg praktycznych informacji, które pozwolą lepiej zabezpieczyć się przed tą plagą, pożerającą zyski Waszych firm.