Screening CV? Zbytek czy konieczność?

Proces rekrutacji jest pierwszą linią obrony przed nadużyciami. Jeżeli odrzucimy nieuczciwego kandydata, to nie będzie miał już okazji, aby okraść naszą firmę – to banał – powiecie, czyżby? A ile firm faktycznie dokonuje sprawdzenia wiarygodności CV. A czy wasza firma to robi?

Mądry Polak po szkodzie

Prezes pewnej dużej, zagranicznej firmy ubezpieczeniowej nabiera wątpliwości w stosunku do nowego dyrektora finansowego, zatrudnionego niecałe 3 miesiące wcześniej. Ale wątpliwości te nie są jasne, wręcz przeciwnie wynikają raczej z  intuicji, niż z jakiś konkretnych faktów. Po prostu prezes ma silne przekonanie, że coś z dyrektorem finansowym jest nie tak:  niby wypełnia swoje zadania, ale  – cały czas chwali się kim to nie był jego ojciec (np.  rzekomo miał kiedyś być ambasadorem Polski w  Izraelu),  nosi złoty sygnet i opowiada, że jego rodzina pochodzi z jakiejś znacznej szlachty, zachowuje się nobliwie, wielkopańsko, ale w sposób jakby przerysowany, karykaturalny wręcz. Czasami jakby zapomina o swojej roli i wtedy staje się prostacki. Z dokumentów wynika, że pochodzi z jakiegoś niedużego, prowincjonalnego miasteczka, na południowo zachodnim pograniczu Polski. Coś tu nie gra? A jeżeli on kłamie, ordynarnie zmyśla? A jeżeli cała ta historia z ojcem to, kolokwialnie mówiąc, bajka? – z niepokojem myśli prezes – to i całe CV może być nieprawdziwe; strach myśleć, co by było, gdybyśmy na tak odpowiedzialne stanowisko w firmie zatrudnili jakiegoś Dyzmę. Jakich szkód finansowych i wizerunkowych (co chyba jeszcze gorsze) mógłby nam narobić. Ale nie, przecież rekrutację robiła znana firma head huntingowa, oni musieli wszystko sprawdzić? – prezes skutecznie odgonił czarne myśli, które niczym wrony, od samego rana kłębiły się nad jego głową.

Pół roku później…

Prezes dostaje anonim. Ktoś uprzejmie informuje, że dyrektor finansowy dokonuje nadużyć w firmie. Między innymi rzekomo dogadał się z dwoma brokerami w taki sposób, że na ubezpieczaniu dużych zakładów przemysłowych to głównie oni zarabiają, a nie firma. Jest jeszcze parę innych spraw: akceptacja podejrzanych zakupów oraz zakupy prywatne z karty służbowej etc. Anonim zawiera wiele faktów, co dodaje mu wiarygodności.- Człowiek prawie od samego początku wydawał mi się podejrzany, a teraz ten anonim. Trzeba go sprawdzić – decyduje w końcu Prezes i zleca zadanie specjalistom od wykrywania nadużyć.

Od zera do bohatera

Audytorzy śledczy zaczynają od sprawdzenia prawdziwości informacji zawartych w CV, którego ważniejsza część wygląda w następujący sposób:

WYKSZTAŁCENIE

04.2001- 9.2003          MBA – Nottingham University, UK

• Dyplom z Corporate Finance
• Program we współpracy z LONDON SCHOOL OF ECONOMICS

09.1996 – 01.2000              ACCA – The Chartered Association of Certified Accountants

• Certified Accountant

09.1993 – 07.1996             Licencjat – Wyższa Szkoła Bankowa, Poznań

• Dyplom z rachunkowości i finansów

Przystępując do pracy, wynajęci specjaliści nie wiedzieli jeszcze, że tylko jedna informacja z powyżej przedstawionych, jest prawdziwa. Która? Każdy chyba się już domyśla. Tak, rzeczywiście nasz nieuczciwy dyrektor uzyskał tytuł licencjata w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu, ale na tym koniec, reszta to większe czy mniejsze manipulacje. Zacznijmy zatem od początku:

• MBA – Nottingham University, UK. Z informacji tej jasno wynika, że podejrzany uzyskał dyplom MBA na Nottingham University w Wielkiej Brytanii, mało tego, z dalszej informacji wynika, że w programie nauczania brała udział również chyba najbardziej renomowana na świecie uczelnia ekonomiczna, London School of Economics. Czyli kolokwialnie można powiedzieć – bajka, wspaniała edukacja. Szkoda tylko, że te informacje okazały się równie wiarygodne, jak wiadomości podawane przez przysłowiowe Radio Erewań: i nie w Wielkiej Brytanii, i nie Nottingham University etc. Jaka więc była prawda? Po pierwsze nasz cwany dyrektor nigdy nie był w Wielkiej Brtanii, co oczywiste zatem, nie mógł tam studiować. Owszem uzyskał tytuł MBA, ale w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu (gdzie uzyskał tytuł licencjata), i tu uwaga…szkoła ta współpracowała z Nottingham Trent University; środkowe słówko – Trent – jest tutaj bardzo istotne, bowiem Nottingham University i Nottingham Trent University, to dwie różne uczelnie, przy czym ta pierwsza jest bardzo szacowną i znaną Alma Mater, podczas gdy druga, jakoś nieszczególnie. Mało tego, okazało się że Nottingham Trent University nigdy nie współpracował z London School of Economics, po prostu nie ten poziom. Pierwszy punkt i już tyle kłamstw i manipulacji.
• ACCA – The Chartered Association of Certified Accountants. Jak wiemy ACCA, to założona w 1904 roku, szacowna angielska organizacja, której celem jest między innymi certyfikowanie specjalistów w zakresie rachunkowości. Egzaminy, a jest ich w sumie 14, odbywają się w różnych krajach świata, w tym również i w Polsce. I tutaj ważna uwaga, aby posługiwać się tytułem ACCA, trzeba zdać wszystkie 14 egzaminów. A ile zdał nasz dyrektor? Zapału starczyło mu na jedynie 4, ale twardo wpisał, że ma ACCA’a.

Prezes był zszokowany wynikami screeningu. – Jeżeli tak bezczelnie nałgał w CV, to jest coraz bardziej prawdopodobne, że te informacje z anonimu mogą być prawdziwe, a to byłaby katastrofa – myślał gorączkowo. Po konsultacjach z najwyższym szefostwem w centrali, zapadła decyzja – przeprowadzić całościowe dochodzenie w sprawie podejrzeń o nadużycia. Specjaliści od wykrywania nadużyć pracowali nad sprawą dobrych parę tygodni. Wyniki ich dochodzenia były, jak to się mówi, porażające. Straty, które firma poniosła z powodu niecnych działań dyrektora były olbrzymie. Centrala była więcej niż niezadowolona; z prezesem przeprowadzono ostrą rozmowę, która nieomal nie zakończyła się zwolnieniem. Dlaczego go wcześniej nie sprawdziłem? Przecież miałem wątpliwości – myślał przybity Prezes.

Dlaczego by nie sprawdzić?

Sprawdzanie wiarygodności kandydatów do pracy, to w niektórych krajach np. w USA, standard. Czynności te są zazwyczaj zlecane zewnętrznym wyspecjalizowanym firmom, które prześwietlają przedstawiony przez kandydata życiorys. W Ameryce bowiem, jak nigdzie indziej, rozumie się po prostu coś, co powinno być jasne dla każdego, a mianowicie to, że z jednej strony to pracownicy są największym dobrem firmy, ale mogą być też dla niej największym zagrożeniem. Zatem sprawą niezwykle ważną jest sprawdzenie uczciwości potencjalnego pracownika, zwłaszcza jeżeli ma pełnić odpowiedzialne stanowisko w firmie. Ale jak to zrobić, jak sprawdzić uczciwość? Ano właśnie, można przecież ustalić, czy nie nakłamał w CV. Brak kłamstw i manipulacji nie da nam oczywiście całkowitej pewności, co do uczciwości kandydata, tego nam żadne badanie nie zapewni, ale też nie o pewność tu chodzi. Ważne jest, że dzięki weryfikacji CV, możemy odrzucić czarne owce, osoby o słabym charakterze, które nie były w stanie oprzeć się pokusie kłamstwa, zaś w przyszłości mogłyby ulec pokusie wzbogacenia się kosztem interesu firmy. Taki argument wydaje się wystarczający, aby takie badanie przeprowadzić.

W Polsce ciągle jednak zbyt mało uwagi przykłada się do właściwej weryfikacji informacji podawanych przez kandydatów. Zbyt łatwo uznaje się, że to, co na papierze, to musi być prawda (co znowuż stoi w jawnej sprzeczności z rzeczywistością). Dlaczego tak jest? Dlaczego pracodawcy nie wykorzystują otrzymanego CV do przeprowadzenia testu na wiarygodność? Dlaczego nie próbują się zabezpieczyć? Odpowiedź na te pytania nie jest prosta i dotyka wielu różnych kwestii: brak świadomości (dotyczącej samego zagrożenia jak i tego, że tzw. screening można zlecić zewnętrznej wyspecjalizowanej firmie), brak możliwości (kadrowi zazwyczaj mają zbyt mało czasu, aby się takimi sprawami zajmować, poza tym przecież nie są specjalistami w tej dziedzinie), brak procedur (jak nie trzeba, to przecież nikt nie będzie się wysilał) oraz źle pojęta zasada oszczędzania, polegająca na cięciu wszystkich kosztów, które nie wiążą się bezpośrednio z natychmiastowych uzyskiwaniem znaczących profitów (oczywiście na pierwszym miejscu ofiarą padają koszty zarządzania ryzykiem, jako czymś, dla wielu, zbyt mało materialnym).

Jest jeszcze kwestia mentalności niektórych zarządzających, którym sprawdzanie przeszłości kandydatów niedobrze się kojarzy, a mianowicie z praktykami inwigilacji stosowanymi w poprzednim systemie. Powiedzmy sobie szczerze: sprawdzanie danych przedstawionych przez potencjalnego pracownika to nie inwigilacja, to prawo a nawet powiedziałbym obowiązek każdej rekrutującej firmy. Jeżeli chcemy wziąć kredyt, to czy pracownik banku da nam go na ładne oczy, czy nie zażąda dokumentów potwierdzających informacje wpisane przez nas do formularzy, czy nie dokona weryfikacji, dzwoniąc np. do naszego pracodawcy? A owszem zrobi to, bo jego obowiązkiem jest maksymalne zabezpieczenie aktywów swojej spółki, co nas wcale przecież nie dziwi. Dlaczego zatem sprawdzanie informacji o przeszłości potencjalnego pracownika miałoby być czymś złym? Na szczęście takie myślenie przechodzi powoli do rzadkości i pracodawcy coraz bardziej zdają się rozumieć wagę prawidłowo przeprowadzonego screeningu.

Skala zjawiska

A więc ile osób średnio kłamie w CV? Oczywiście dobrze byłoby taką liczbę znać, ale jej ustalenie jest niemożliwe; niektóre firmy co prawda robią badania, polegające na wysyłaniu kwestionariuszy do firm z pytaniem: „na ile przypadków kłamstw w CV się natknęliście”, ale z góry wiadomo przecież, że większość jest nie wykrywana, wobec czego i wynik takiej ankiety jest niewiele wart.

Jeżeli nie można podać konkretnej liczby, to czy chociaż można podać w przybliżeniu poziom zagrożenia. Owszem to jest możliwe. W tym celu należałoby zacząć od znanej teorii amerykańskiego psychologa Cresseya, dotyczącej motywacji tzw. białych kołnierzyków, popełniających nadużycia w firmach (teoria tzw. trójkąta nadużyć). Cressey stwierdził, że jeśli u pracownika wystąpią następujące trzy przesłanki: szeroko rozumiana presja finansowa, możliwość bezkarnego popełnienia nadużycia oraz o racjonalizacja (np. robię to, bo wszyscy tak robią), to wówczas jest wysoce prawdopodobne, że do takiego nadużycia dojdzie.

Ta teoria pasuje jak ulał również i do sytuacji, w której znajduje się osoba chcąca dostać się na wymarzone stanowisko. Wiadomo dobra, wysokopłatna praca jest wszędzie na świecie dobrem rzadkim, chcąc ją dostać musisz pokonać wielu konkurentów, a więc mamy presję. Racjonalizacja to rzecz powszechna i myślę, że opory moralne znacznej rzeczy kandydatów są skutecznie łamane wspomnianym: „przecież każdy tak robi”. Zostaje możliwość i tu jest moim zdaniem tzw. clue sprawy. Aby zbadać poziom zagrożenia, należałoby zbadać: po pierwsze jak wiele firm stosuje metody screeningu, a po drugie, co częściowo wynika z pierwszego, jaka jest percepcja pracowników w tym zakresie, innymi słowy, czy pracownicy mają przekonanie, że ich cv będzie skrupulatnie sprawdzone, a więc czy czują się bezkarni.

Takich badań nikt chyba jeszcze nie przeprowadził, ale z własnego, długoletniego doświadczenia w tym zakresie mogę stwierdzić, że większość osób manipulujących faktami w CV, robiąc to, czuje się całkowicie bezkarna. Panuje bowiem u nas powszechne przekonanie, niezbyt zresztą odległe od rzeczywistości, że tego co nasmarujesz w swoim Curriculum Vitae, nikt nigdy nie sprawdzi. Jakie zatem jest zagrożenie?

Na co zwrócić uwagę 

Z mojego doświadczenia wynika, iż w większości przypadków, nieuczciwi kandydaci nie posuwają się do ordynarnego kłamstwa w obawie przez konsekwencjami prawnymi; raczej manipulują faktami, przedstawiają je tak, aby czytającego wprowadzić w błąd, stosują półprawdy, ćwierćprawdy etc. W razie czego mogą powiedzieć, że przecież nie nakłamali, cóż złego w tym, że przedstawili siebie w odrobinę lepszym świetle. Wiadomo każdy próbuje przedstawić siebie jak najkorzystniej, ale jest cienka granica, która kończy się tam, gdzie ludzie próbują już z premedytacją oszukać innych. A więc na co zwrócić uwagę? Poniżej przedstawiamy najczęstsze tricki:

• Tak jak w przedstawionym przez nas przykładzie, osoba podaje, że uzyskała dyplom jakiegoś zagranicznego uniwersytetu, ale przedstawia to w taki sposób, że wydaje się, że studiowała za granicą. Zdarza się, że polskie uczelnie współpracują z zagranicznymi i oferują ich dyplomy, ale jest różnica w studiowaniu za granicą a studiowaniu w Polsce.
• Osoba podaje, że uzyskała dyplom MBA jakiejś tam uczelni, we współpracy z jakąś inną, dużo bardziej renomowaną. Tutaj kandydat z jednej strony chce podnieść prestiż swojego MBA, po przez użycie marki znanej uczelni, a z drugiej liczy na to, że trudno to będzie zweryfikować.
• Błędy w nazwie. Nazwy uczelni są często, tak jak w naszym przykładzie powyżej, do siebie zbliżone, a więc użycie nazwy szacownego Nottingham University, zamiast mało szacownego Nottingham Trent University, podnosi prestiż,  w razie czego można wyłgać się pomyłką
• Osoba podaje, że posiada tytuł jakiejś certyfikującej instytucji (ACCA, CFA, CPA etc.) w sytuacji, kiedy nie zdała wszystkich egzaminów, a jest to warunek konieczny do posługiwania się takim tytułem.
• Osoba podaje, że była w przeszłości finance managerem; oczywiście wymyśla jakieś dziwne stanowisko, którego nie było w firmie, aby podnieść swój prestiż, po czym okazuje się, że była zwykłym księgowym
• Osoba podaje, że prowadziła jakiś projekt, podczas gdy w rzeczywistości była jednym z jego wielu uczestników
• Istnieją spore luki pomiędzy kolejnymi datami. Powstaje pytanie, co w tym czasie kandydat robił? Może po prostu był w zakonie, ale może przebywał w innym zamknięciu.
• W CV zawarty jest numer kontaktowy osoby, która ma potwierdzić informacje dotyczące poprzedniej pracy kandydata. Okazuje się, że osoba ta nie pracuje już w  tej firmie, po czym wychodzi na jaw, że to dobry znajomy kandydata (czasami w jakiś sposób od niego zależny) i oczywiście przedstawia zmanipulowany, całkowicie pozytywny jego obraz. Czasami zdarza się jawne łgarstwo, kiedy osoba podaje, że gdzieś tam pracowała, w CV podany jest numer kontaktowy do byłego pracodawcy, kadrowy dzwoni na ten numer, osoba po drugiej stronie wszystko potwierdza, po czym okazuje się, że nie jest pracownikiem podanej firmy, a cała sprawa była ustawiona

Jak się zabezpieczyć  

Zaskakujące jest jak wiele można zdziałać, aby uchronić się przed nieuczciwymi pracownikami i spowodowanymi przez nich stratami, nie ponosząc przy tym jakiś znaczących wydatków:

• Świadomość. Istotne jest, aby przeszkolić pracowników działu kadr, którzy prowadzą rekrutację, z metod wykrywania kłamstw i manipulacji w CV oraz metod prowadzenia wywiadów. Pamiętajmy dział kadr, to nasz pierwszy bastion w walce z nadużyciami
• Osoby, które składają lub złożyły CV powinny zostać poinformowane, że w firmie zgodnie z wewnętrznym kodeksem etyki istnieje ściśle przestrzegana procedura szczegółowego screeningu CV potencjalnych pracowników; zgodnie z nią kandydat musi wyrazić zgodę na taki screeining; w wielu przypadkach już sama taka deklaracja odstrasza oszustów lub powoduje ich szybkie wycofanie
• Przeszłość osób na szczególnie odpowiedzialne stanowiskach w firmie (dyrektorzy zakupów, finansowi, ds. bezpieczeństwa etc) podlegać powinny szczególnie wnikliwemu sprawdzeniu. W takich przypadkach najlepiej powierzyć zadanie wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie, która dokona niezbędnych ustaleń.