Ukradzione pieniądze z CBA – jak to się mogło stać?

Sprawa wyprowadzenia ok. 9 milionów zł z kasy CBA, opisana przez Onet.pl w artykule z dn. 14.12.20 pt. „Rzucała we mnie pieniędzmi…” jest doskonałym przykładem braku prawidłowego nadzoru nad obrotem gotówki w organizacji.  Jako audytor śledczy przeprowadziłem bardzo wiele podobnych spraw i mogę stwierdzić, że podstawowym problemem jest kwestia bagatelizowania ryzyka nadużyć i błędne rozdzielenie obowiązków.

 Jak podaje autor artykułu Mateusz Baczyński: „Przez dwa lata Katarzyna G., kasjerka CBA, wyniosła z tej instytucji ponad dziewięć mln zł. Wszystko przekazywała mężowi uzależnionemu od hazardu, który u bukmachera przegrał ponad 30 mln zł. Kasjerka twierdzi, że mogła kraść dalej, bo nikt jej nie kontrolował”. Wielu sobie zadaje pytanie:  jak to możliwe? Jak jedna osoba mogła ukraść 9 milionów z kasy? Warto zatem najpierw poznać podstawowe zasady prowadzenia obrotu gotówkowego i jego nadzoru w organizacji (firmie, instytucji etc.).

Po pierwsze z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że transakcje wpłaty gotówki z banku do kasy były prawidłowo odzwierciedlane w systemie finansowo-księgowym , bowiem w przeciwnym przypadku saldo konta bankowego nie uzgadniałoby się ze stanem gotówki wykazywanym w ww. systemie (a to najłatwiej sprawdzić). Więc w systemie był prawdopodobnie rejestrowany prawdziwy wpływ gotówki.

Po drugie osoba prowadząca kasę ma obowiązek prowadzenia tzw. raportu kasowego tj. dokumentu, gdzie zapisywane są wszystkie wydatki. Mogą to być zapłaty za faktury, albo inne wypłaty dokumentowane dokumentem kasowym (KW – kasa wyda). Wszystkie dokumenty wraz z datami są rejestrowane w ww. raporcie kasowym. Dodatkowo wszystkie dokumenty potwierdzające wypływ gotówki z kasy musza być podpisane przez osoby odbierające pieniądze. Zazwyczaj taki raport robi się raz na miesiąc. Oczywiście stan wynikający z ww. raportu musi się zgadzać z faktyczną ilością gotówki w kasie.

Po trzecie wszystkie transakcje gotówkowe są rejestrowane są na koncie Kasa w systemie finansowo-księgowym i na tzw. koncie korespondencyjnym (wypłata z kasy – konto Kasa  i np. zapłata za fakturę – jakieś konto rozliczeniowe). I znowu stan kota Kasa z systemu musi się zgadzać ze stanem fizycznej gotówki w kasie.

Wreszcie zazwyczaj raz do roku robi się inwentaryzację kasy tj. komisyjnie zlicza się gotówkę, która znajduje się w kasie i porównuje się do stanu ww. konta Kasa w systemie finansowo księgowym. Jak to jest zatem możliwe, aby ukraść tyle pieniędzy z kasy?

Brak rozdzielenia obowiązków

We wszystkich podobnych przypadkach, jakie badałem podczas audytów śledczych, podstawowym problemem było błędne rozdzielenie obowiązków w zakresie obrotu gotówkowego. Zazwyczaj to jedna osoba (najczęściej główny księgowy) zajmowała się wszystkim tj. rozliczała kasę, przygotowywała raporty kasowe, księgowała obrót gotówki i wreszcie księgowała inne transakcje tj. np. zapłaty za faktury etc. W takiej sytuacji łatwo księgowemu fałszować raporty kasowe oraz dokonywać fałszywych zapisów księgowych, tak aby ukryć faktyczny stan gotówki.

W takim przypadku księgowa (księgowy) może bez problemu dokonywać fikcyjnych wypłat, rzekomo dotyczących jakiś zaliczek lub faktur. Raport kasowy może być fałszowany tj. wpisywane byłyby do niego nieistniejące faktycznie dokumenty źródłowe (tj. faktury, wnioski o zaliczki etc.). Księgowa dokonuje również fałszywych zapisów księgowych na koncie kasa (i na kontach korespondencyjnych). W konsekwencji prosta inwentaryzacja kasy nie wykaże nieprawidłowości, bo stan gotówki w kasie będzie się zgadzał ze saldem konta Kasa z systemu finansowo księgowego. Dodatkowo, czasami zdarza się, że inwentaryzację również przeprowadza osoba odpowiedzialna za gotówkę (to już złamanie wszelkich zasad). W związku z powyższym taki proceder może trwać latami.

Gdyby prawidłowo rozdzielono obowiązki tj. np. jedna osoba odpowiadałaby za prowadzenie kasy, inna za dokonywanie zapisów księgowych, a jeszcze inna za przeprowadzanie inwentaryzacji, podobne przypadki byłby dużo bardziej utrudnione.

Wreszcie wiele z poszkodowanych firm (instytucji) nie robiło prawidłowego planowania budżetowego tj. jakie wydatki planujemy na dany okres. Gdyby takie planowanie było robione, znacząco zwiększone wypływy (ponad budżet) stałyby się szybko podejrzane.

Wnioski

Trzeba przyznać, że podana w ww. artykule kwota ukradzionej gotówki z kasy robi duże wrażenie (ja w swojej praktyce spotykałem się z kwotami rzędu maksymalnie 2 milionów ukradzionych przez księgową/wego w ciągu 3 lat).

Dlatego w kontekście opisywanego w Onecie przypadku trzeba by postawić następujące pytania:

• czy w ogóle stosowano podstawowe zasady prowadzenia obrotu gotówkowego
• w jaki sposób rozdzielone były obowiązki pracowników w zakresie obrotu gotówkowego
• czy dokonywano prawidłowego planowania budżetowego
• czy była w ogóle przeprowadzana inwentaryzacja gotówki i kto to robił

Na koniec muszę podkreślić, że do ww. sprawy by nie doszło, gdyby CBA przeprowadziła audyt ryzyka nadużyć, który w dużym skrócie polega na badaniu procedur i analizie ryzyk nieprawidłowości. Wynikiem takiego audytu jest uszczelnienie systemu kontroli i istotne zmniejszenie ryzyka nadużyć. Jak wynika z przytoczonego przypadku, naprawdę warto to robić!