Pośrednicy i firmy „fasadowe”

Metoda „na pośrednika” oraz firmy „fasadowe” to następne po łapówkach, niezwykle często występujące w polskim obrocie gospodarczym sposoby na uzyskanie nielegalnych korzyści, które również powodują znaczne straty dla firm.

Wielu przedstawicieli firm boi się przekazywać łapówki nieuczciwym pracownikom swoich kontrahentów. Zatem z punktu widzenia tych  nieuczciwych pracowników powstaje problem, jak z dokonywanych zleceń „wykroić” sobie trochę korzyści dla siebie. Rozwiązaniem jest, równie powszechna jak łapówka, metoda na pośrednika.

Sposób ten polega na tym, że pomiędzy nabywcę (tj. poszkodowaną organizację) i faktycznego dostawcę wstawiany jest „sztuczny” pośrednik, najczęściej tzw. firma „fasadowa”, która nie wykonując w istocie żadnych czynności, pobiera nienależną marżę. Oczywiście „sztuczny” pośrednik związany jest z nieuczciwym pracownikiem działu zakupów nabywcy. Czasami związek ten jest bezpośredni (udziałowcem np. może być ktoś z rodziny nieuczciwego pracownika) lub znacznie częściej pośredni, kiedy spółka pośrednicząca założona jest na tzw. „słupa” tj. podstawioną osobę, której związki z pośrednikiem są trudne do udowodnienia. Wreszcie sztucznym pośrednikiem może być faktycznie istniejąca firma, ale z innej niż dostawca branży.

Tego typu „przekręty” są bardzo rozpowszechnione w polskich organizacjach, głównie z uwagi na łatwość zorganizowania i ukrycia przestępczego procederu. Jak już wspomnieliśmy, wielu właścicieli firm-dostawców boi się odpowiedzialności za wręczanie łapówek, jednak w tym przypadku dostawca nie uczestniczy bezpośrednio w przestępczym procederze. W związku
z tym bez obaw może dostarczać towar pośrednikowi. Poza tym takie transakcje mogą zachowywać pozory legalności. Pośrednik może się tłumaczyć na różne sposoby, na przykład, że jest jednym z przedstawicieli danego dostawcy etc.

Przykład nr 1 – fasadowa firma sprzątająca

Prezes przedsiębiorstwa hotelowego otrzymuje anonim, dotyczący dyrektorki odpowiedzialnej za zakupy. Według sygnalisty dyrektorka w podejrzany sposób faworyzuje niektórych dostawców. Prezes wynajmuje naszą firmę do przeprowadzenia audytu śledczego.

Podczas szczegółowej analizy wykonywanej za pomocą technik komputerowej analizy danych wyszła na jaw podejrzana sekwencja numeracji faktur jednego z dostawców, tj. firmy sprzątającej. Faktury z tej firmy ponumerowane były w następujący sposób: 1/01/18, 1/02/18, 1/03/18, 1/04/18, 1/05/18, 1/06/18 itd. Sekwencja numeracji wskazywała, że firma sprzątająca w każdym miesiącu fakturuje ww. przedsiębiorstwo jako pierwszego swojego klienta. Teoretycznie może się tak zdarzyć. Ale daty na fakturach były z końca miesiąca. Z naszego doświadczenia wiedzieliśmy, że taka sekwencja numeracji faktur ma ukryć fakt, że firma sprzątająca w istocie ma tylko jednego klienta, naszą firmę hotelarską, co budzi poważne wątpliwości. Zaczęliśmy sprawdzać firmę sprzątającą. Okazało się, że właścicielem firmy jest młody 22 letni mężczyzna. Dalsza weryfikacja wykazała, że człowiek ten był zatrudniony
w spółce należącej do siostry podejrzanej dyrektorki. Sprawa była już oczywista. Nieuczciwa dyrektorka stworzyła firmę na podstawioną osobę – firma ta zlecała sprzątanie prawdziwej firmie sprzątającej, nakładała 50% nienależnej marży i dalej fakturowała przedsiębiorstwo hotelarskie. Wartość nienależnej marży była dzielona pomiędzy „słupa” a nieuczciwą dyrektorkę. Później okazało się, że pełnomocnictwo do konta podstawionego pośrednika miał również mąż nieuczciwej dyrektorki.

Jak wskazaliśmy w przykładzie powyżej metodą wykrywania firm „fasadowych” jest analiza sekwencji numeracji faktur. Czasami zdarza się, że nieostrożni przestępcy zachowują prostą kolejność numeracji tj. 1/18, 2/18, 3/18, 4/18 itd. Jednak znacznie częściej próbują jakoś ukryć podejrzaną sekwencję, np. poprzez dodanie numeru miesiąca, tak jak to było przedstawione
w przypadku powyżej. Czasami podstawiony słup wystawia również jakieś fikcyjne faktury innym podmiotom, tak aby zaburzyć kolejność podejrzanej sekwencji. W związku
z powyższym kolejną metodą wykrywania tego typu nadużyć jest porównanie wartości zakupów od  podejrzanego dostawcy z wysokością jego całościowych przychodów, która możliwa jest do ustalenia, jeżeli firma jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, spółką akcyjną etc. (jak wiadomo spółki takie muszą składać coroczne sprawozdania finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego). Jeżeli wartość zakupów jest prawie równa wartości przychodów firmy-dostawcy, to mamy potwierdzenie, że podejrzany dostawca wystawia faktury jedynie jednemu nabywcy, co oczywiście budzi poważne podejrzenia.

Wskazówka – podczas podpisywania faktur zwracaj uwagę na ich numery. Jeżeli zauważysz, że faktury od jednego dostawcy mają zachowaną podejrzaną kolejność numeracji, poproś o szczegóły, w tym o całą historię rozrachunków. Zapytaj, co to jest za dostawca, jak został wybrany etc. Wreszcie, jeżeli jest to spółka z o.o., akcyjna etc., sprawdź jej sprawozdania finansowe na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości – ekrs (https://ekrs.ms.gov.pl/). Porównaj wartość rocznych obrotów podejrzanej spółki z jej rocznymi przychodami. Jeżeli te wartości będą zbliżone, istnieje wysokie ryzyko, że dostawca jest w istocie podstawioną firmą, pobierającą nienależną marżę. W tej sytuacji powinieneś zlecić przeprowadzenie audytu śledczego, który zweryfikuje wszystkie aspekty podejrzanej sytuacji (zwłaszcza jeżeli pracownicy nie będą jasno odpowiadać na zadane pytania).

Występują również przypadki, gdzie fałszywym pośrednikiem jest normalnie działająca firma, której zakres działania nie odpowiada jednak dokonywanym u niej zakupom. W takich przypadkach wykrycie procederu poprzez analizę kolejności numeracji faktur jest niemożliwe. Jednakże oczywiste wątpliwości powinno tutaj wzbudzić to, że postępowanie konkurencyjne wygrywa niezwiązana z branżą firma.

Przykład nr 2 – podejrzany warsztat

Pewien znany związek przeprowadzał kilka razy w roku duże konferencje. Odbywały się one w wynajętych salach biurowca. W trakcie audytu ryzyka nadużyć ustaliliśmy, że usługi wynajmu sal konferencyjnych świadczyła nieznana, mała spółka, a nie bezpośrednio firma –właściciel biurowca. Dalej okazało się, że ww. spółka świadczy usługi, ale z zakresu napraw pojazdów, a nie wynajmu sal konferencyjnych, a jej właścicielem jest członek związku.

Analiza korespondencji e-mail odzyskanej z komputera podejrzanego pracownika związku, odpowiedzialnego za zakupy, przyniosła kolejne dowody w sprawie. Pracownik ten negocjował cenę za wynajem, a także szczegółowe zapisy umowy, bezpośrednio z przedstawicielem właściciela biurowca. Na koniec w jednym z maili stwierdził, że umowę z wynajmującym podpisze jednak nie związek bezpośrednio, ale wskazana firma (tj. warsztat samochodowy). Następnie taka sama umowa – z wyjątkiem ceny – została podpisana pomiędzy ww. pośrednikiem a związkiem. Łatwo było zatem sprawdzić, że nienależna marża fałszywego pośrednika, będąca stratą związku wyniosła aż 70%. W sprawie zostało złożone zawiadomienie do prokuratury.

Wreszcie zdarza się i tak, że zamówienie jest „przepuszczone” przez firmę z branży zgodnej
z zamówieniem, która jednak nie ma możliwości jego wykonania – faktycznie służy więc jako „słup”.

Przykład nr 3 – niewinna przykrywka

W trakcie audytu ryzyka nadużyć w pewnej dużej państwowej firmie, zajmującej się m.in. szyciem ubrań roboczych, toreb etc. zwróciliśmy uwagę na jednego z podwykonawców. Kilka lat wstecz, z uwagi na pełne obłożenie, zarząd postanowił podzlecić szycie pewnego rodzaju toreb firmie zewnętrznej i to ona właśnie wzbudziła nasze wątpliwości. Wynikały one głównie z tego, że odpowiedzialny pracownik działu zakupów nie był w stanie przedstawić nam jakichkolwiek ofert konkurencyjnych. Twierdził, że szukał takich ofert, ale nikt nie chciał się podjąć zadania, że wszystkie firmy były zajęte etc. Oczywiście tłumaczenia takie uznaliśmy za mało wiarygodne. Dodatkowo z witryny internetowej podejrzanego zleceniobiorcy, wynikało, że jest to mała firma, która zajmuje się szyciem drogich ubranek dziecięcych (w niewielkich seriach). Powstawało pytanie, jak taka firma mogła poradzić sobie z olbrzymim zamówieniem, dotyczącym szycia kilkudziesięciu tysięcy toreb? Co więcej, analiza powiązań w mediach społecznościowych wykazała, że żona nieuczciwego pracownika i właścicielka niewielkiej firmy to przyjaciółki. Wreszcie, dzięki kontaktom w szwalniczej branży wyszło na jaw, że szycie toreb odbywało się faktycznie w dużej szwalni w Łodzi, a powiązany towarzysko zleceniobiorca był jedynie „słupem”, który pobierał aż 80% nienależnej marży. W ciągu 3 lat firma straciła kilka milionów zł. Nowy zarząd firmy przeprowadził audyt ryzyka nadużyć, dzięki czemu wreszcie zakończył przestępczy proceder i uniknął  poważnych zagrożeń.

Wskazówka – przy podpisywaniu umowy z danym dostawcą, zwłaszcza nieznaną małą firmą, sprawdź w Internecie jej zakres działalności. Poważne wątpliwości powinna wzbudzić sytuacja, gdzie dostawcą ma być firma nie prowadząca działalności w zakresie opisanym w przedmiocie umowy lub taka, której rozmiar prowadzonej działalności nie pasuje do wielkości uzyskanego zlecenia. Warto także zapoznać się w tym zakresie z metodyką w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych Ministerstwa Finansów, która jest narzędziem wykorzystywanym przy dokonywaniu oceny ryzyka braku dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych udokumentowanych fakturą z wykazaną kwotą podatku od towarów i usług (VAT).

W XXI wieku „lampki ostrzegawcze” powinny się zapalić także wtedy, kiedy podmiot np. nie ma swojej strony internetowej lub posiada jedynie siedzibę wirtualną.