Czy mój pracownik może kraść?

„Nadużycia w mojej firmie? To niemożliwe, moi ludzie są normalni, na pewno nie są złodziejami, nie wyglądają na takich” – tak myśli wielu zarządzających. To istotny błąd. Nasze doświadczenie, poparte badaniami naukowymi, wskazuje, że w istocie w pewnych okolicznościach, o których zaraz opowiemy szerzej, większość ludzi może się złamać i wejść na nieuczciwą drogę.

Przykład nr 1 – „A taki był ładny…”

Prezes dużej firmy deweloperskiej zgłosił się kiedyś do nas ze swoimi wątpliwościami dotyczącymi kluczowego pracownika. Był to menadżer odpowiadający m.in. za wybór podwykonawców i dostawców materiałów budowlanych. Podpisywane kontrakty opiewały na setki tysięcy, a nawet miliony złotych. Zgodnie z tym, co przekazał nam prezes, pewnego dnia znalazł on na swoim biurku ręcznie napisany anonim. Sygnalista szczegółowo przedstawiał w nim okoliczności wyraźnie wskazujące na to, że podejrzany menadżer brał łapówki od kontrahentów w zamian za podpisanie lukratywnych kontraktów (zachowanie to realizuje znamiona czynu zabronionego opisanego w art. 296a par. 1 k.k. – łapownictwo na stanowisku kierowniczym). Na przykład pewnego razu widział przez uchylone drzwi jak menadżer, po spotkaniu z ważnym podwykonawcą, liczy duży plik banknotów. Podejrzany nikogo nie dopuszczał do swoich spraw. Kupił duży dom, a pod siedzibę firmy podjeżdżał drogim samochodem. Wreszcie sygnalista twierdził, że według innych wykonawców budowlanych w tzw. środowisku ludzi z branży budowlanej mówi się, że wyżej wymieniony menadżer „bierze”. Mimo to prezes zaczął rozmowę z nami od: „To niemożliwe”. Dlaczego? Otóż menadżer był bardzo religijny, dobrze wykształcony i zawsze sumiennie wypełniał swoje obowiązki. Miał czworo dzieci. Często zostawał po godzinach. Po prostu pracowity i odpowiedzialny człowiek. Przecież to niemożliwe, żeby taka osoba była pospolitym przestępcą. W umyśle prezesa wizerunek sumiennego pracownika nie pasował do pospolicie przyjętego wizerunku złodzieja – a więc może pijaka, człowieka z tzw. nizin społecznych etc. To standardowy błąd w myśleniu, który usypia czujność zarządzających, przez co nawet oczywiste sygnały przechodzą niezauważone, a przestępczy proceder trwa dalej, zwiększając szkody organizacji. Mimo wszystko prezes przyszedł do nas – najprawdopodobniej chciał, abyśmy potwierdzili jego sposób myślenia, tj. uznali anonim za niewiarygodny, co zapewne miało uspokoić jego wątpliwości. Ale anonim wyglądał na wiarygodny. Doradziliśmy przeprowadzenie dochodzenia gospodarczego. Za pomocą technik informatyki śledczej, uzyskaliśmy dane potwierdzające działalność przestępczą podejrzewanego menadżera. Okazało się, że pobierał on nielegalne prowizje od wartości podpisywanych z kontrahentami kontraktów. Co więcej, ci sami dostawcy kupili całe wyposażenie do nowego domu nieuczciwego pracownika.

Przykład nr 2 – „przedsiębiorczy” główny księgowy

Druga historia nie skończyła się dobrze dla prezesa pewnej państwowej spółki. Przez kilka lat spółka ta była okradana przez nowo powołanego młodego głównego księgowego. Między innymi podbierał on pieniądze z kasy oraz kreował fikcyjne przelewy na swoje konta, czym zrealizował czyn zabroniony z art. 278 par. 1 k.k. w postaci kradzieży. Standardowo zaczynał od kradzieży małych kwot, z czasem jednak, przez nikogo nie niepokojony, zwiększył zasięg działania. W końcu doszło do kuriozalnej sytuacji – mimo bardzo dobrych wyników finansowych firma musiała pożyczać pieniądze z banku, bo pojawiły się problemy z płynnością. Nawet wówczas, pomimo innych sygnałów – takich jak sposób życia księgowego, nieprzystający do wysokości jego zarobków, etc. – prezes nie powziął żadnych podejrzeń. Co więcej, doceniał, wręcz hołubił głównego księgowego. W końcu sprawa wyszła na jaw, bo spółka stanęła na granicy bankructwa. Ale dla zarządu było już za późno. Poniósł on ogromne konsekwencje swojego błędu, z których natychmiastowe zwolnienie z pracy było najłagodniejszą karą. Przygotowywaliśmy opinię dla prokuratury w tej sprawie i nie mogliśmy wyjść ze zdziwienia, jak można było przeoczyć tyle faktów, w oczywisty sposób wskazujących na nieprawidłowości w firmie.

Na kanwie opisanych powyżej przypadków należy stwierdzić, iż poznanie motywów działania przestępców w białych kołnierzykach jest niezwykle ważne dla zmiany mentalności i zastosowania odpowiedniej prewencji. Po pierwsze, o czym już wspomnieliśmy, osoby dopuszczające się nadużyć zajmują zazwyczaj odpowiedzialne stanowiska kierownicze, mają wysoki status społeczny i są powszechnie szanowane – nikomu nawet przez myśl nie przejdzie, że mogłyby uczestniczyć w przekrętach. W konsekwencji, nawet jeżeli pojawiają się jakieś uprawdopodobnione podejrzenia wobec tych osób, przełożeni często odrzucają myśl o ich nielegalnej działalności i nie podejmują żadnych kroków w celu wyjaśnienia podejrzeń. Straty firmy próbuje się tłumaczyć na wszelkie możliwe sposoby, ale niezwykle rzadko bierze się pod uwagę możliwość, że spowodował je wieloletni pracownik o nieposzlakowanej opinii, skądinąd bardzo miła osoba, w ten czy inny sposób wyprowadzając pieniądze z firmy. Wskutek tego „miła osoba” dalej popełnia nadużycia, a bezkarność dodaje jej jeszcze zapału, co od razu przekłada się na dramatyczny wzrost strat.

Zatem próby zrozumienia motywów działania przestępców w białych kołnierzykach ułatwią każdemu menadżerowi odpowiednio wczesne zdiagnozowanie ryzyka nadużyć, a przede wszystkim po prostu pomogą pozbyć się fałszywych stereotypów dotyczących tego, kto może być przestępcą w białym kołnierzyku (a kto nie). Świadomość tych motywów to pierwszy krok do skutecznej walki z nadużyciami.

Po drugie, poznanie pewnych prawidłowości w myśleniu i zachowaniu osób dokonujących nadużyć pozwoli na zbudowanie takiego systemu zarządzania firmą i pracownikami, który przy jak najniższym koszcie będzie minimalizował ryzyko przestępstw. Innymi słowy, można w jakimś zakresie antycypować, jak w danych warunkach zachowają się pracownicy, i stworzyć wewnętrzny system procedur i kontroli, który takie zachowanie, jeśli jest ono sprzeczne z interesem firmy, skutecznie utrudni.

Trochę teorii

Jedna z bardziej przekonywujących teorii dotyczących sprawców nadużyć została stworzona przez Donalda R. Cresseya pod koniec lat 40. ubiegłego wieku. W swoich badaniach Cressey przeprowadził wywiady z ok. 200 więźniami skazanymi za przestępstwa gospodarcze i doszedł do wniosku, iż muszą wystąpić trzy następujące przesłanki, aby pracownik zdecydował się popełnić przestępstwo: przymus finansowy, okazja bezkarnego dokonania nadużycia oraz psychiczna umiejętność wytłumaczenia sobie, iż popełniany czyn wcale nie jest czynem przestępczym (tzw. racjonalizacja).

Pierwsza przesłanka, tj. tzw. przymus finansowy, dotyczy „wstydliwych” problemów finansowych, którymi ludzie z jakichś powodów nie mogą lub nie chcą podzielić się z innymi. Cressey wyróżnił sześć rodzajów takich problemów:

1. Zachowania niezgodne ze statusem.
2. Problemy będące konsekwencją podjęcia błędnych decyzji finansowych.
3. Upadający biznes.
4. Fizyczna izolacja.
5. Problemy wynikające z uzyskiwania wysokiego statusu finansowego.
6. Relacje pomiędzy pracodawcami a pracownikami.

Pierwszy z wyżej wymienionych problemów dotyczy osób zajmujących w pracy czy w społeczności pozycję, która wiąże się z zaufaniem. Osoba taka boi się, że ujawnienie informacji o problemach finansowych mogłoby to zaufanie naruszyć. Żywi ona bowiem przekonanie, iż ludziom na odpowiedzialnych stanowiskach nie przystoją pewne zachowania, nawet jeżeli dotyczą one życia prywatnego. Przykładem może być tutaj pracownik piastujący np. stanowisko dyrektora finansowego, który boi się, iż na skutek ujawnienia informacji o jego długach zarząd pomyśli: „Jeśli on nie umie pilnować swoich finansów, to jak może zarządzać finansami firmy?”.

Drugi problem jest nieco podobny do pierwszego. Dotyczy ludzi, którzy podjęli jakieś błędne decyzje finansowe i boją się, że ujawnienie popełnionych przez nich błędów ośmieszy ich w oczach środowiska. Duma nie pozwala im przyznać się do porażki, wolą więc pokryć straty, popełniając nadużycia. Przykładem może tu być inwestor, który boi się, że niewłaściwe inwestycje nadszarpną jego wizerunek wśród innych inwestorów.

Trzeci problem dotyczy przedsiębiorcy, którego firma z powodu błędów w zarządzaniu albo innych zewnętrznych przyczyn (np. pogorszenia się koniunktury) zaczyna upadać. Zazwyczaj ludzie, którzy poświęcili wiele czasu i pieniędzy na budowanie swoich biznesów, nie są w stanie przyznać się, że mogą zbankrutować. Będą zatem robić wszystko, żeby ratować firmę, nawet wtedy, kiedy sytuacja wydaje się całkowicie beznadziejna. Zainwestują wszystkie swoje prywatne oszczędności, a gdy one się skończą, podejmą działania niezgodne z prawem. Pamiętam przykład pewnej firmy leasingowej, która straciła płynność finansową. Właściciele nie mogli pogodzić się z jej upadkiem i utratą wysokiego statusu. Wpadli zatem na pomysł leasingowania nieistniejących maszyn i urządzeń. Należności leasingowe były potem sprzedawane bankom z dyskontem. Proceder ten trwał przez długi okres, zanim banki zorientowały się, że coś jest nie w porządku ze ściągalnością należności leasingowych. W Stanach znany jest przypadek człowieka, który zainwestował swoje oszczędności w firmę produkującą odkurzacze. Został jej dyrektorem zarządzającym i wprowadził nowy model odkurzacza. Niestety okazał się on niezwykle awaryjny. Nabywcy zaczęli powszechnie zwracać usterkowe odkurzacze. Nowy dyrektor bał się, że to doprowadzi do spadku cen akcji firmy. Postanowił zatem wynająć powierzchnię magazynową, gdzie składował nieużyteczne buble. Naturalnie w księgach zepsute odkurzacze były traktowane jako dobre, co znacząco zawyżało wartość towarów w magazynie. Audytorzy nie wykryli nadużyć, ponieważ zbytnio zaufali temu człowiekowi. W końcu sprawa wyszła na jaw, firma upadła i wielu inwestorów straciło swoje pieniądze.

Punkt czwarty mówi o człowieku z problemami finansowymi fizycznie odizolowanym od ludzi, którzy mogliby mu pomóc. Wydaje się, że w dobie rozwiniętych systemów komunikacji to raczej rzadkie przypadki.

Problem piąty dotyczy ludzi, którzy żyją ponad stan, bo nie chcą być gorsi od innych. W języku angielskim istnieje powiedzenie: To keep up with the Joneses, co można by przetłumaczyć jako dążenie do posiadania nie gorszego statusu majątkowego niż sąsiedzi czy też znajomi. To właśnie chęć wyróżniania się i obnoszenia ze swoim majątkiem powoduje, że ludzie często dokonują zakupów, na które w rzeczywistości ich nie stać. Sytuację tę pogarsza łatwość finansowania nowych zachcianek poprzez zaciąganie kolejnych kredytów.

Punkt ostatni dotyczy okoliczności, w których pracownik boi się poinformować przełożonego o swoim niezadowoleniu z powodu niskiej pensji, braku awansu itp. Osoba taka nie może rozładować swojego rozgoryczenia rozmową z przełożonym, ponieważ obawia się negatywnej reakcji szefa. W jej przekonaniu jedynym sposobem wyrównania krzywd jest dokonanie czynu nielegalnego.

Druga przesłanka, czyli okazja bezkarnego popełnienia nadużycia, odnosi się do sytuacji, w której dana osoba spostrzega, że istnieje jakaś luka w systemie kontroli lub też brakuje jakiejkolwiek kontroli. W mniemaniu sprawcy pozwala to na popełnienie przestępstwa bezkarnie. Powiedzenie: „Okazja czyni złodzieja” jest niby powszechnie znane, jednakże podczas licznych dochodzeń dotyczących nadużyć gospodarczych napotkaliśmy całkiem znaczną liczbę naprawdę dużych firm, które, o zgrozo, nie miały nawet elementarnych procedur kontrolnych i których słaba organizacja mogła stanowić silną pokusę dla przyszłych przestępców w białych kołnierzykach. Menadżerowie firm często bagatelizują kwestie związane z zabezpieczaniem się przed nadużyciami gospodarczymi, koncentrując się jedynie na maksymalizacji zysków.

Ostatnią, najbardziej zaskakującą przesłanką jest zachowanie zwane racjonalizacją. To proces psychiczny, w którym człowiek mający zamiar popełnić przestępstwo (lub też już po jego popełnieniu) tłumaczy sobie, że to, co chce zrobić, to w zasadzie nic nagannego. Zaskakujące, jak łatwo ludzie potrafią rozgrzeszać swoje złe postępki. Wytłumaczeń jest bardzo wiele, tak jak wiele jest charakterów ludzkich. Osoba, która podbiera pieniądze z kasy, będzie tłumaczyć sobie, że ona wcale nie kradnie, jedynie pożycza, a całą kwotę zwróci za jakiś czas. Oczywiście nigdy tych pieniędzy nie oddaje. Inni znowu tłumaczą sobie, że są wykorzystywani przez swoją firmę i jedynie odbierają to, co im się słusznie należy. Jeszcze inni uważają, że firma sama jest sobie winna, bo nie chroni swojego majątku – „więc jeśli nie ja, to na pewno ktoś inny” itd.

Trzy opisane powyżej przesłanki, a więc: wstydliwy problem finansowy, okazja i racjonalizacja, przedstawione w sposób obrazowy, tworzą tzw. fraud triangle (trójkąt nadużyć).

Osobiste doświadczenie

Teoria Cresseya przydaje się przy profilowaniu potencjalnych przestępców w białych kołnierzykach. Uświadamia nam też dobitnie to, o czym raczej wolelibyśmy nie wiedzieć, co chcielibyśmy schować głęboko w podświadomości – a mianowicie że w pewnych okolicznościach nawet najbardziej zaufani, porządni ludzie mogą nas zdradzić i dopuścić się nadużyć. Zamiatanie problemu pod dywan jednak nic nie da, wręcz przeciwnie, może sprowadzić na nas kłopoty, gdy okaże się, że mimo wyraźnych wskazówek świadczących o nadużyciach nie podjęliśmy żadnych czynności sprawdzających. Poznanie motywów przestępców w białych kołnierzykach zmniejsza to ryzyko, umożliwia nam podjęcie właściwych działań.

Do teorii Cresseya, jak do wszystkich teorii, należy podchodzić ze zdrowym rozsądkiem. Nie każdy, kto ma jakiś problem finansowy, musi od razu być pod stałym nadzorem, tak jak brak widocznej presji finansowej u pracownika bynajmniej nie wyklucza możliwości dopuszczania się przez niego nadużyć.

Do opisywanych przez teorię Cresseya przesłanek dodalibyśmy, jako kolejną przyczynę nadużyć, pewną brzydką cechę ludzką, starą jak świat, która w sprzyjających okolicznościach niczym zaraza szybko infekuje psychikę kolejnych osób – chciwość. Cecha ta od wieków była postrzegana jako jedno z głównych źródeł zła na świecie (w religii chrześcijańskiej jest to drugi z siedmiu grzechów głównych), ponieważ prowadzi do rozbicia więzi społecznych. Niestety do dzisiaj nie udało się naukowo stwierdzić, czym jest chciwość. Nie udało się wypreparować genu chciwości. Stworzono wiele teorii psychologicznych, ale żadna nie zyskała ogólnej akceptacji. Do nas najbardziej przemawia koncepcja psychoanalityka i ekonomisty z Uniwersytetu w Denver, Davida Levine’a. Stwierdził on, że „chciwość wyraża lęk przed stratą i dążenie do ochrony przed nią. Chciwy osobnik jest nieprzerwanie świadom niebezpieczeństwa straty i dlatego usiłuje zabrać innym, zanim jemu zabiorą”. Ta definicja dotyka czegoś pierwotnego w człowieku, a mianowicie obaw przed jutrem, przed tym, że może on utracić dotychczasowy poziom życia, poniżej którego nie wyobraża sobie własnej egzystencji; będzie więc robił wszystko, aby się zawczasu zabezpieczyć (nawet czyimś kosztem) i odsunąć od siebie nieprzyjemne uczucie lęku.

Cechami ludzi chciwych są niecierpliwość i nienasycenie. Osobnik chciwy odczuwa tak wielki dyskomfort związany z wyżej opisanym lękiem, że chce się go jak najszybciej pozbyć. A pomnażanie majątku drogą uczciwego działania to długa i żmudna droga. Chciwy człowiek skłania się więc do pójścia na skróty, tzn. do zachowań nieuczciwych. Jednakże obaw nie daje się uciszyć na długo. Nowo zdobyty majątek przynosi tylko chwilową ulgę, lęk zaraz wraca i wszystko zaczyna się od początku. Znam (i pewnie każdy zna) wiele przypadków, kiedy ktoś nieuczciwie zgromadził duży majątek, ale było mu mało, więc kradł coraz więcej – aż w końcu wpadł. Zresztą powszechnie używa się sformułowania: „Zgubiła go chciwość”. Ale czy wszyscy są chciwi? Wydaje się, że ta cecha jest częścią natury ludzkiej. Każdy odczuwa chciwość, jedni mniej, drudzy bardziej. Dlatego też trzeba być świadomym tego, że w sprzyjających okolicznościach (np. w przypadku luk w systemie kontroli) istnieje znaczące ryzyko nieuczciwych zachowań. Reputacja danej osoby nie może być tutaj całkowitą rękojmią. Zresztą przykłady nadużyć w systemie bankowym USA zdają się to potwierdzać. W końcu tymi, którzy dopuszczali się przestępstw, nadmiernie ryzykowali aktywa swoich klientów dla własnego zysku, byli bankierzy, a więc osoby, które przede wszystkim powinny być godne zaufania (przecież cały biznes bankowy opiera się na zaufaniu, na reputacji). Właśnie chciwość, nieokiełznana żądza pomnażania majątku, spowodowała, że sprzeniewierzyli się oni zasadom, które w bankowości były obecne od wieków.

Cressey porusza także kwestię racjonalizacji. Wydaje nam się, że racjonalizacja, a więc próba usprawiedliwienia swojego zachowania ze względu na zasady panujące w społeczeństwie, również jest czymś powszechnym u ludzi. Jeżeli człowiek odczuwa silną presję finansową, ma okazję, to wcześniej czy później zapewne znajdzie dla siebie jakieś wytłumaczenie i zaraz bardzo chętnie w nie uwierzy. Racjonalizacja to domena umysłu, a ten jest giętki i w zależności od okoliczności może stworzyć wiele mniej lub bardziej udanych usprawiedliwień.

Z naszej krótkiej analizy wynika jeden bardzo istotny wniosek. Chciwość i racjonalizacja są częściami natury ludzkiej. Możliwość ich ograniczenia u innych jest niewielka. Zatem jedyny element teorii dotyczącej nadużyć, na który tak naprawdę ma się realny wpływ, to okazja. Można bowiem tak zaprojektować system procedur i kontroli wewnętrznej, aby znacząco zmniejszyć liczbę luk pozwalających na nadużycia, co odbierze potencjalnemu przestępcy przeświadczenie, że nigdy nie zostanie złapany.