Anonim – co robić?

Wielu menadżerów, przynajmniej raz w życiu, otrzymało anonim wskazujący na nadużycia w firmie, ale tylko niewielu wie, jak prawidłowo zachować się w takiej sytuacji. Błędne reakcje zarządzających mszczą się bardzo szybko, praktycznie całkowicie zaprzepaszczając możliwość dojścia do prawdy. Menadżer jest w takiej sytuacji jak saper: jeden błąd i nie będzie już drugiej szansy. Brak zaś wyjaśnienia podejrzeń ma zazwyczaj bardzo negatywne skutki dla firmy: kreuje poczucie bezkarności, zachęcając do popełniania kolejnych nadużyć. Zaskakujące jest jednak to, że menadżerowie w takiej sytuacji pozostawieni są de facto sami sobie. Nie ma bowiem na naszym rynku materiałów edukacyjnych ani też szkoleń, które uczyłyby odpowiednich reakcji na anonimy. Niniejszym artykułem postaram się tę lukę nieco wypełnić.

Zgodnie z badaniami organizacji amerykańskich specjalistów od dochodzeń gospodarczych, większość przypadków nadużyć ujawniana jest przez anonimy. Z mojego doświadczenia wynika, że na naszym podwórku zależność ta jest jeszcze wyraźniejsza, bowiem system kontroli i nadzoru finansowego stoi u nas na dużo niższym poziomie niż w USA.

Wysoki odsetek nadużyć ujawnianych przez anonimy, to w istocie nic zaskakującego; każdy szybko może odpowiedzieć sobie dlaczego tak się dzieje: po prostu pracownicy firmy, to nie bezduszne maszyny, to oczy i uszy, to emocje, zarówno te negatywne jak zazdrość, nienawiść, pogarda, ale też te konstruktywne jak poczucie sprawiedliwości, współczucie, poczucie odpowiedzialności. Wszystko to powoduje, że pracownicy niezwykle interesują się tym, co dzieje się wokoło nich, mają motywację, aby słuchać i obserwować, dzięki czemu mogą wychwycić znacznie więcej informacji niż jakikolwiek najlepszy nawet audytor. Często mają też silną motywację, aby się swoimi przypuszczeniami z zarządzającymi podzielić.

Anonim – dopust boży

Nagle, niczym grom z jasnego nieba, nadchodzi ten sądny dla menadżera dzień, kiedy otrzymuje on anonim, w którym zatroskany pracownik donosi, że ten a ten wziął łapówkę od dostawcy, dzięki czemu stać go na nowe mieszkanie, samochód, motocykl etc. „I co z tym zrobić?” – zastanawia się zakłopotany menadżer.

Pierwszą reakcją menadżera jest zazwyczaj niedowierzanie: „Ee tam, to niemożliwe, żeby ten miły Kowalski brał łapówki, zbyt wiele lat go znam, żeby w to uwierzyć, to nie jest typ przestępcy”. Większość osób ma mentalny problem, aby uznać, że tzw. „normalny” człowiek, taki sam jak oni, może dopuszczać się czynów przestępczych. Postać przestępcy jest bowiem kulturowo zakodowana w naszych umysłach, jako osoba z marginesu, którą łatwo rozpoznać po sposobie bycia, wyglądzie etc. Podkreślmy więc jeszcze raz: TAK, ten miły Kowalski, ojciec parki równie przemiłych dzieciaków, żarliwy katolik, jak najbardziej może być przestępcą gospodarczym, jeżeli będą spełnione trzy przesłanki: człowiek ten będzie pod jakąś presją finansową, będzie miał możliwość bezkarnego popełnienia nielegalnego czynu i będzie miał możliwość racjonalizacji swojego zachowania (szerzej o tym w artykule „Dlaczego porządni ludzie popełniają nadużycia”).

Reakcja polegająca na niedowierzaniu ma tą negatywną konsekwencję, że prowadzi do bagatelizowania problemu. Menadżer często całą sytuację tłumaczy sobie tak: „anonim zapewne został napisany przez jakiegoś zawistnika, więc jest niewiarygodny”. Rzeczywiście anonimy najczęściej pisane są przez osoby, które kierują się jakąś negatywną  emocją. Faktem jest też to, że osoby działające w emocjach, mają tendencję do widzenia świata poprzez filtr swojej emocji, nadinterpretują fakty, dodają jakieś nieprawdziwe zdarzenia, ponieważ chcą wzmocnić wydźwięk donosu, zrobić jak największe wrażenie na czytelniku, aby niezwłocznie podjął działania. Jednak jakaś część anonimu zazwyczaj jest prawdziwa, pytanie tylko jaka i czy rzeczywiście może ona świadczyć o winie podejrzanego.

Trzeba tutaj powiedzieć, że sama treść anonimów nie ułatwia zadania jego czytelnikowi. Donosy zawierają często całą masę różnych faktów, ale rzadko zawierają jakiś konkretny dowód winny. Zazwyczaj jest oskarżenie-teza: „Kowalski bierze łapówki od dostawców” – po czym pada szereg poszlak: wysoki status majątkowy nie odpowiadający zarobkom, ktoś widział jak Kowalski liczył pieniądze w grubym pliku po wyjściu dostawcy z jego biura, albo że Kowalski razem z familią jeździ na wakacje z rodziną dostawcy, albo znowuż, że Kowalski chwalił się komuś, że zarabia na boku etc. Czasami padają kwoty, co oczywiście jest właśnie takim dodatkowym zmyślonym elementem, mającym zrobić wrażenie; no bo niby skąd ktoś miałby wiedzieć ile konkretnie pieniędzy było w kopercie. Tak czy owak, menedżer stoi przed niezwykle trudnym zadaniem dokonania oceny treści anonimu, i zdecydowania o podjęciu kolejnych kroków.

Błędne zachowania

Najłatwiej oczywiście nie robić nic i tak postępuje znacząca część zarządzających. Używają oni przy tym przytoczonej powyżej argumentacji o braku wiarygodności anonimu, lub też wręcz twierdzą, że czytanie donosów jest poniżej ich godności. Taka postawa jest oczywiście bardzo szlachetna, ale delikatnie mówiąc niezbyt racjonalna. Menadżer jest odpowiedzialny za majątek firmy, a ponieważ dzięki anonimom ujawnianych jest najwięcej nadużyć, wobec tego menadżer musi poddać anonimowe informacje analizie, a w przypadku kiedy oceni je jako prawdopodobne, musi podjąć dalsze czynności sprawdzające.

Niektórzy menadżerowie nie wierzą w treść anonimu, ale niejako dla świętego spokoju chcą podjąć jakieś działania i…często działania te są gorsze od nicnierobienia. Nierzadko zdarza się nawet, że adresat anonimu  zachowuje się, jak ten bogaty żyd z filmu „Ziemia Obiecana”, który otrzymał donos, że jego żona sypia z polskim fabrykantem, Karolem Borowieckim. Idzie zatem do niego z tym anonimem i pyta czy to prawda, a Borowiecki mu na to z oburzeniem: „TO NIEEEEPRAWDA, TO PODŁE OSZCZERSTWO” –  i tyle, żyd wychodzi uszczęśliwiony.

Szybka konfrontacja to najgorsze możliwe rozwiązanie. Po pierwsze podejrzany, jeśli nie przestawimy mu mocniejszych niż anonim dowodów, na pewno się nie przyzna, po drugie, co gorsza, po spotkaniu spokojnie pójdzie do swojego biura i zniszczy wszystkie dowody, które mogłyby pomóc w wyjaśnieniu całej sprawy. W takim momencie nie ma sensu prowadzić dalszego dochodzenia. Pamiętam przypadek, kiedy musiałem odmówić prowadzenia dochodzenia, gdyż było to całkiem bezcelowe i narażało klienta na niepotrzebne koszty. Prezes pewnej firmy dostał anonim, w którym ktoś doniósł na pracownika odpowiedzialnego za wybór wykonawców usług budowlanych – miał on brać od nich nielegalne prowizje. Prezes był w tej lepszej od innych sytuacji, że był całkiem świadom, iż pracownicy mogą popełniać nadużycia, w firmie tej bowiem już wcześniej ujawniono przypadek łapówkarstwa. Nie zbagatelizował zagrożenia, ale postanowił sprawę szybko wyjaśnić – zbyt szybko jak się później okazało. Pierwsze jego reakcje były jednak prawidłowe. Nie zdradził się wobec bohatera anonimu tym, że go podejrzewa, ale podjął czynności, aby zweryfikować wątpliwości. Poszedł do kilku znajomych firm i zapytał za ile wykonaliby takie prace budowlane. Przedstawiciele tych firm  bez żadnych negocjacji zaoferowali ceny o kilkaset tysięcy złotych niższe, niż te, którymi obciążały firmę podejrzane firmy. Prezes miał zatem już jedną poszlakę potwierdzającą rewelacje z anonimu: nierynkowe ceny. Następnie błędnie założył, że to wystarczy, aby „przyszpilić” podejrzanego pracownika podczas konfrontacji. – „Zaskoczę go, przedstawię swoje ustalenia, człowiek się przestraszy i jeżeli brał łapówki, zapewne zdradzi się swoim zachowaniem, będzie zdenerwowany, ręce będą mu się trzęsły etc.”

Rzeczywiście mowa ciała często zdradza kłamców, szczególnie wtedy, kiedy sprawa dotyczy wysokiej stawki (wysoka kara albo możliwość znacznego wzbogacenia się). Prezes nie przewidział jednak tego, że podejrzany zastosuję znaną i bardzo często stosowaną przez kłamców taktykę maskowania emocji. Zdenerwowanie wywołane strachem przed ujawnieniem nielegalnego procederu zostało przykryte wzburzeniem: „to tak?! tyle lat tu uczciwie pracuję, a ty mnie podejrzewasz? Jak możesz! Jeżeli nie masz do mnie zaufania, to ja nie mogę więcej tu pracować” – mówił zdenerwowany pracownik. Oznaki zdenerwowania wynikające ze strachu przed ujawnieniem, nie różnią się niczym od oznak wywołanych zdenerwowaniem, wynikającym z oburzenia, tak więc nie można już było ocenić po „mowie ciała” czy pracownik kłamie.

Natomiast na zadawane pytania, dlaczego są takie różnice w cenach pomiędzy wykonawcami, podejrzany odpowiedział, że po prostu tak się wydarzyło – wysłał zapytania i takie ceny uzyskał, a to, że ktoś dał niższe, to oczywiście zawsze może się zdarzyć; przecież trudno wysłać zapytania ofertowe do wszystkich firm na rynku. W tym momencie to prezes był w defensywie, oskarżył człowieka, a nie przedstawił wystarczających dowodów. Następnie skonfundowany całą sytuacją  przyszedł do mnie i zapytał, co mogę w tej sprawie zrobić. Niestety, jak to się potocznie mówi, było już „pozamiatane”, dosłownie i w przenośni; wszystkie dowody, jakie moglibyśmy odnaleźć w toku dochodzenia, zostały zapewne zniszczone.

Podkreślmy zatem jeszcze raz: po otrzymaniu anonimu, po pierwsze, najważniejsze jest, aby w niczym nie zdradzić się wobec podejrzanego pracownika, a po drugie, cierpliwie czekać, zbierać dowody i nie prowadzić do zbyt szybkiej konfrontacji.

Menadżer- detektyw

Menadżer zajmuje się ekonomicznym aspektem działania swojego przedsiębiorstwa, ale przychodzi taki moment, że musi na chwilę przedzierzgnąć się w detektywa. Z ogromnego gąszczu różnych informacji musi wydobyć te, które mogą wskazywać na nadużycia. Następnie musi dokonać analizy ustaleń i ocenić prawdopodobieństwo tezy o nielegalnych praktykach, zawartej w anonimie, i to w sytuacji, kiedy nie może wzbudzać żadnych podejrzeń. To niezwykle trudne i zarazem bardzo odpowiedzialne zadanie. Jeżeli menadżer popełni błąd, zdradzi się ze swoimi podejrzeniami, przestępstwo może pozostać nieujawnione.

„A może by tak na skróty, bez tego całego dochodzenia? Przecież jeżeli zarządzający stracił zaufanie do pracownika, to może po prostu pozbyć się go pod byle pretekstem” – powie ktoś. To jednak nie jest dobry sposób myślenia. Po pierwsze i najbardziej oczywiste, jeżeli menadżer chciałby zwalniać każdego jedynie na podstawie nie zweryfikowanego anonimu, to szybko zamieniłby swoją firmę w królestwo donosów, gdzie zamiast pracy wszyscy zajmowaliby się fabrykowaniem anonimów. Po drugie, pozbycie się podejrzanego pracownika może wcale nie zamykać sprawy, mógł on, co często się zdarza, być w zmowie z innymi nieuczciwymi pracownikami, zatem jego odejście może niczego nie załatwiać. Po jakimś czasie ci, którzy zostali w firmie, mogą wrócić do swoich niecnych działań. Czasami zdarza się, że jakieś jedno, zdawałoby się niewielkie, ujawnione nadużycie, w trakcie dochodzenia okazuje się być jedynie wierzchołkiem góry lodowej. Gdyby nadużycie to na skutek błędów menadżera pozostało nieujawnione, cała masa innych nieprawidłowości również nie ujrzałaby światła dziennego. Wreszcie po trzecie, w walce z nadużyciami,  niezwykle ważna jest prewencja, a jednym z jej elementów winna być taktyka odstraszania potencjalnych „spryciarzy”. Nic tak nie działa na wyobraźnie pracowników, jak wyciągnięcie surowych konsekwencji, w tym także prawnych, wobec osób przyłapanych na przestępstwie.

Oczywiście, w sytuacji podejrzeń, menadżer mógłby od razu zawezwać na pomoc specjalistyczną firmę zajmującą się wykrywaniem nadużyć gospodarczych i w ten sposób pozbyć się problemu: „niech oni to ocenią, w końcu są specjalistami”. Tak, jest to jakieś rozwiązanie i do tego łatwe, problem w tym, że jak wszystkie łatwe rozwiązania, jest też kosztowne. Usługi dobrych, doświadczonych i sprawdzonych  specjalistów od dochodzeń gospodarczych – a inni z uwagi na wagę tematu nie powinni być brani pod uwagę – kosztują dużo.

Nie każdą firmę stać, aby do każdego anonimu od razu wzywać specjalistów, zwłaszcza że takich anonimów może pojawiać się w ciągu roku wiele. Tutaj każdy musi podjąć decyzje sam: wybrać bezpieczne i zarazem kosztowne rozwiązanie, czy zdobyć trochę wiedzy z zakresu wykrywania nadużyć i zanim wezwie się specjalistów, wstępną ocenę anonimu dokonać samemu (po wstępnym uprawdopodobnieniu specjaliści od dochodzeń będą już jednak niezbędni).

W drugiej części dowiemy się jakie są wskazówki nadużyć, jakie, zignorowane w przeszłości, sytuacje mogą świadczyć o nadużyciach, gdzie szukać nowych informacji potwierdzających tezę o nadużyciach, jakie strategie pozwalające wychwycić kłamstwo można zastosować w rozmowach z podejrzanym, wreszcie jak wybrać specjalistyczną firmę dochodzeniową i jakie są strategie prowadzenia śledztwa.